Controle de ordem de serviço na oficina mecânica: guia prático

Na oficina mecânica, o serviço se perde no meio do caminho: o carro entra, o orçamento fica num papel, a peça é pedida pelo telefone e, no fim, ninguém sabe quanto cobrar nem o que já foi feito. Um bom controle de ordem de serviço resolve isso. Este guia é para pequenas e médias empresas, da oficina de bairro à oficina com vários mecânicos, e mostra o que a OS precisa ter do orçamento até a entrega.

1. Abra a OS com os dados do cliente e do veículo

Toda OS começa pelo básico. Na entrada do carro, registre:

• Nome e contato do cliente.
• Veículo, ano e placa.
• O que o cliente relatou e o que precisa ser verificado.

Com a placa na OS, você acha o histórico do carro depois só pesquisando por ela.

2. Faça o orçamento antes de começar

Serviço feito sem aprovação vira discussão na hora de pagar. Antes de mexer no carro:

• Monte o orçamento com as peças e os serviços.
• Imprima ou mostre o orçamento ao cliente.
• Só comece depois que o cliente aprovar.

3. Acompanhe a situação de cada OS

Com vários carros no pátio, é preciso saber em que pé está cada um. Use situações claras, por exemplo:

• Executando.
• Laudo.
• Aguardando peças.
• Aguardando terceiros.
• Finalizar, faturar e entregar.

Assim você vê na hora o que está parado e o que só falta faturar.

4. Ache a peça certa rápido

Perder tempo procurando peça atrasa o serviço. No cadastro de produtos, guarde a referência da peça e busque por ela, pelo código ou pela descrição. Quando a peça é usada na OS ou vendida no balcão, o estoque baixa sozinho.

• Peças cadastradas com referência.
• Estoque mínimo para saber o que repor.
• Entrada da nota do fornecedor pelo XML, sem digitar item por item.

5. Emita a nota direto da OS

Redigitar tudo na hora de faturar gera erro. O ideal é gerar a NF-e a partir da própria ordem de serviço, com as peças e os serviços já lançados. A parte tributária (CFOP, CST, NCM e impostos de serviço) deve ser definida junto com o seu contador.

6. Feche o financeiro no mesmo sistema

A OS faturada precisa virar dinheiro no caixa. Confira se o sistema tem:

• Contas a receber e crediário.
• Fluxo de caixa.
• Relatórios de vendas e comissão do vendedor.

Erros comuns no controle de OS

• OS só no papel. Papel some, molha e não mostra o que está parado.
• Começar sem orçamento aprovado. Gera conflito na entrega.
• Estoque separado da OS. A peça sai e o estoque não baixa.
• Esquecer o contador. Envolva o contador na configuração fiscal desde o início.

Como o Dlsssoftware ajuda a oficina

O Dlsssoftware, da DLSS Software, foi feito para pequenas e médias empresas e cobre os pontos deste guia:

• Ordem de serviço com cliente, veículo, ano e placa, com filtro por situação, período, cliente e placa.
• Totais de OS executando, paradas, a faturar e a entregar no topo da tela.
• Orçamento e pedido, com impressão.
• Busca de peça por referência, código ou descrição.
• Estoque, estoque mínimo e entrada de nota pelo XML.
• NF-e gerada direto da OS.
• Contas a receber, crediário, fluxo de caixa e comissão do vendedor.
• Roda no Windows, com suporte remoto de segunda a sábado, das 7h30 às 18h.

Veja as telas reais na página do sistema para oficina mecânica.